Останні місяці грантового проєкту зазвичай найнапруженіші. Заходи проведено, люди отримали допомогу, а фінансовий звіт ще попереду. На Чернігівщині працює чимало проєктів відновлення та громадських ініціатив, і для невеликої організації перевірка донора може стати першим знайомством з аудитом.
Готуватися до неї краще не в останній тиждень. Більшість питань аудитора стосується того, що можна було впорядкувати ще під час проєкту.
Що саме вимагає донор
Відправна точка — грантова угода й вимоги донора до звітності. Там зазвичай визначено вид перевірки, період, формат звіту, мову й строк подання. Замовник перевірки — сама організація на вимогу донора або сам донор, тому технічне завдання варто передати аудиторові одразу.
Залежно від умов угоди донор може вимагати аудит грантових проєктів, тобто аудит звітності проєкту з висловленням аудиторської думки, або перевірку витрат за узгодженими процедурами. Другий варіант виконують за Міжнародним стандартом супутніх послуг 4400, який у технічних завданнях позначають як ISRS 4400. Звіт про узгоджені процедури описує, що перевірено й що виявлено, але аудиторської думки не містить.
Бюджет, допустимі витрати й підтвердні документи
Найбільше запитань виникає там, де фактичні витрати відійшли від затвердженого бюджету. Перерозподіл між статтями понад дозволене угодою чи зміну призначення коштів без погодження з донором перевірка покаже як невідповідність умовам. Тому всі погодження з донором, навіть листи електронною поштою, зберігайте разом із фінансовими документами.
Кожну витрату має підтверджувати повний пакет: договір, рахунок, акт або накладна, платіжний документ, а для зарплати проєктної команди ще й табелі та розрахунки. Для закупівель потрібні документи про відбір постачальника за правилами донора. Як налагодити облік грантових коштів окремо за кожним грантом і не змішувати їх із власними коштами організації, розібрано в окремій статті.
Графік підготовки
Плануйте від кінця, тобто від дати, коли звіт має надійти донорові. Аудитора варто обрати ще до завершення проєкту, а якщо угода вимагає, то й погодити його з донором. Поки триває погодження, бухгалтер звіряє фінансовий звіт проєкту з обліком, а координатор збирає документи про закупівлі й проведені заходи.
Якщо первинні документи можна передати сканами, перевірку вдається провести дистанційно, і це заощаджує час обох сторін. Так працює, зокрема, UHY Prostir, де проводять і аудит звітності проєктів, і перевірку витрат за грантом.
Надійна підготовка до перевірки — облік, який з першого дня проєкту ведуть так, ніби аудитор прийде завтра. Тоді наприкінці гранту залишається тільки звести документи, а не шукати їх.
