Как подобрать конференц-зал для успешного проведения мероприятия?

Деловые встречи, конкурсы, олимпиады и другие массовые мероприятия требуют особого помещения. Конференц-зал – это большое или маленькое, открытое или закрытое помещение, в котором могут с удобством расположиться все участники мероприятия, выслушать друг друга и  подвести итоги. От выбора места зависит, насколько успешным будет мероприятие.

Оборудование зала

Выбирая зал для конференции, сначала определяются с его размерами. В зависимости от количества человек это может быть небольшое помещение или VIP‑зал, а может и просторное помещение для размещения 100 человек. Для более масштабных встреч подыскивают площадки под открытым небом.

Фото: Конференц-зал в Одессе от Beit-Grand

Фото: Конференц-зал в Одессе от Beit-Grand

Габариты влияют на многое. Слишком маленькое помещение быстро станет душным, независимо от системы кондиционирования, и шумным. А большой зал наоборот будет пустым и создаст атмосферу незаполненности, стесненности. Как только найдено несколько подходящих по размеру залов, можно начинать их сравнение по нескольким критериям:

  • Техническое оснащение. Необходимо мультимедийное оборудование и большой экран. Практически все выступления на конференциях сопровождаются красочными презентациями, помогающими лучше усвоить и разобрать в материале. Также для большого помещения необходима хорошая акустическая система. Выступающего должно быть хорошо слышно во всем зале, как и ему спрашивающих. В идеале не только трибуна для выступлений, но и остальные места должны быть оснащены микрофонами.
  • Размещение участников. В зависимости от формата мероприятия столы могут стоять несколькими схемами: о-образно, п-образно, т-образно, как в театральном зале, как школьных классах. Возможность изменять схему рассадки иногда очень важна.

Если по всем критериям и стоимости зал удовлетворяет, то его можно арендовать. Однако практически любое помещение сегодня может быть оборудовано должным образом за короткий промежуток времени, поэтому помимо его габаритов и оснащения, нужно позаботиться о комфорте участников.

Дополнительные требования

К дополнительным требованиям относятся те, которые создают уют и показывают заботу об участниках и приглашенных гостях. Это:

  • Размещение иногородних гостей. Рядом с залом должен быть отель или зал может быть арендован в том отеле, куда поселятся лица, приглашенные на конференцию.
  • Удобство расположения. До зала должно быть легко добраться как на общественном транспорте, так и на частном. Зал не должно быть сложно найти внутри здания.
  • Кофе-брейк. При длительных мероприятиях участники могут захотеть выпить воды или перекусить. Иногда даже организуются ланчи. Желательно, чтобы все было организовано рядом с конференц-залом.
  • Приятный интерьер. Когда все оформлено со вкусом, присутствуют логотипы и другая справочная информация о мероприятии, то приглашенные чувствуют себя более комфортно и уютно, что способствует переговорам и т.п.

Все эти советы помогут найти хороший зал и провести конференцию на любую тематику на высоком уровне. И организаторы, и участники получат приятные впечатления.

Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции